上海理工大学预算经费报销实施细则
发布时间: 2016-09-22 浏览次数:

 

为规范学校经费支出管理,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国会计法》、《事业单位财务规则》(财政部令第68号)、《事业单位会计准则》(财政部令第72号)、《高等学校财务制度》(财教〔2012488号)、《高等学校会计制度》(财会〔201330号)以及《上海市财政局 中国人民银行上海分行 上海市监察局关于本市进一步推进公务卡制度改革的通知》(沪财库〔201257号)等规定,结合我校实际情况,制定本细则。

 

第一章  总则

 

第一条  本办法适用除科研经费以外的所有经费。

第二条  以上所有经费均须纳入学校预算管理,在学校批准的预算额度内开支。未列入学校年度预算的追加预算须按照《上海理工大学预算管理办法》的规定进行申请,按规定程序审批后纳入年度预算。

第三条  经费负责人对经济活动及其票据的真实性、合法性及合理性负责,并按要求对经济业务活动凭证的完整性、真实性进行审核。

第四条  会计人员必须按照国家统一的会计制度规定及学校各类规范性管理文件要求对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理,对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求报销人按照国家统一的会计制度规定及学校各类规范性管理文件要求进行更正、补充。任何人员不得以任何方式授意、指使、强令会计人员违背报销标准,或伪造、变造会计凭证、会计账簿和其他会计资料。

 

第二章 预算经费报销基本要求

 

第五条  原始票据的基本要求

(一)发票抬头为上海理工大学,票据内容不能擅自添加、涂改,合计金额须计算准确,大小写一致,不得涂改、挖补。发票内容应清晰,应详细开具品名、数量、单价、金额,货物较多无法一一列明的,需附上供货单位出具的购货清单。

(二)票据上方须印有税务或财政部门的票据监制章,票据上须盖有开票单位的发票专用章或财务专用章。

(三)票据要求真实、合法、准确和完整。发票的真伪可通过上海财税网站进行查询。

(四)补打、复印的发票和电子发票原则上不得报销。

第六条  结算基本要求

(一)除不要求强制执行公务卡结算的业务外,其他业务必须使用公务卡结算或在财务处办理银行转账,办理银行转账时需准确提供对方单位的户名、开户行、账号以及款项用途。

(二)单张或者同一家单位开具的多张发票合计金额超过1000元的,可以由财务处通过银行转账支付,或报销人用公务卡支付。如果使用公务卡支付的,报销时需提供银联签购单或网银支付清单。转账凭证上的收款方必须是与发票一致的单位账户,不可转入私人账户。

(三)报销外地单位开具的单张发票或者外地同一家单位的多张发票超过200元的请提供网上购买的交易截图,或者与外地的差旅费一起报销。

(四)联华OK卡、斯玛特、畅购等出售购物卡的商家开具的发票不得报销;烟酒发票或者烟酒专卖店开具的发票不得报销;涉及药品、保健品、婴儿用品、少儿补习班、手机、汽车维修和物业管理等发票不得报销。

(五)支付超过1万元(含1万元)的业务需提供购物或供货合同,签订合同的相关要求参照《上海理工大学合同管理办法》(上理工〔201678号)执行。

(六)超过5万元(含5万元)的业务须先办理招投标手续。已经过招标采购的设备后签有补充协议的,需要通过招投标领导小组批准,并报财务处分管领导签字方可办理转账,50万元(含50万元)以上及特殊事项需报财务处处长签字。

 

第三章 预算经费报销细则

 

第七条  办公费:包含办公用品、饮用水等。办公用品及耗材的发票应先到资产设备与实验室管理处填写耗材验收单,报销时把耗材验收单和发票及商品明细一起提交财务处办理结算。耗材验收单的数量、金额及内容必须与发票完全一致。大额的办公用品发票,金额在300元以上且未载明数量单价的应提供购买明细清单。商场和超市开具的办公用品和日用品发票须提供对方开具的明细清单并加盖对方单位公章,填写耗材验收单后一起提交,否则一律作为招待费报销。

第八条  印刷费:包含图书资料的购买、打印复印、版面费和图书出版费等。批量(同一家单位)图书购置超过1000元(含1000元)的,须先到图书馆办理固定资产验收入库手续,批量(同一家单位)小于1000元的,须提供加盖销售单位公章的购书清单(发票上已载明明细的除外)。单张或同一家单位的打印费、复印费等发票金额超过300元(含300元)的,须提供有效的明细清单(包含打印目录、单价、份数)并加盖对方单位公章。版面费金额在3000元以下的原则上不受理暂借款业务,须自行通过银行或邮局汇款,取得发票后连同汇款凭证一并到财务处报销。审稿费作为版面费报销。图书出版费报销时需提供图书出版合同,且合同的甲方和著作权人应为“上海理工大学”。

第九条  电话费:只有部门或学院因业务需要且在学校规定范围内可以报销办公电话费和宽带费。

第十条  邮寄费:包含因业务需要而发生的快递费、邮费。

第十一条  市内差旅费:市内差旅费单次报销不超过1000元,其中地铁票和停车票单次合计不超过300元,同一辆出租车的大量、连号车票不予报销,原则上不予报销交通卡充值发票。1万元以下的租车费需提供与租车公司的协议或由学院盖章的说明(包括人数、目的地和用途等),超过1万元的必须提供租车协议。市内差旅费使用过程中有特殊情况的,请提供其他相关证明。

第十二条  国内差旅费:国内差旅费报销参照《上海市市级机关差旅费管理办法》(沪财行〔20149号)执行。院士对应“部级”,正教授对应“司局级”,副教授及其以下人员对应“其他人员”。相应人员应按照文件规定的标准办理住宿费和车船费的报销,如超出标准,按照文件规定标准报销。根据国家相关政策规定,事业单位人员外出差旅须经由主管领导签字审批备案,报销差旅费时应经学院或部门领导签字审批后方予以办理报销。住宿费发票开具须注明住宿天数,或提供住宿单位开具的住宿清单。出差需乘坐飞机的,原则上要求到政府采购机票管理网站购买公务机票,机票政府采购网址为:https://www.gpticket.org。因参加会议或培训的差旅报销,在有住宿费发票的前提下,可以领取往返两天的交通补贴及伙食补助费,如由会议或培训主办方提供食宿的,则不能领取补贴。自驾、租车、无住宿发票或往返车船票不完整的,不得领取补贴。

第十三条  出国费:出国费应当严格执行国家外事经费管理的有关规定。因公出国审批时需填写《因公临时出国预算表》,出国预算标准请参照《因公临时出国经费管理办法》(财行〔2013516号)的通知执行。到财务处报销前需到国际交流处先行审批,报销时请提供加盖财务处公章的《因公临时出国预算表》、因公护照复印件及《出国审批报告单》,预算表填列的经费卡号与实际开支的项目经费必须一致。因业务需要而发生的外籍专家来华工作的费用报销,需提供相关预算、学院审批文件、国际交流处审批文件及相关费用的发票。

第十四条  维修(护)费:包含与工作相关的电脑、办公设备、实验设备等的维修(护)费等,报销时须提供经资产设备与实验室管理处审批的维修单等支撑材料。

第十五条  会议费:这里的会议是指为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等举办的会议,一般仅限于全国、全市、全行业性的会议。举办时应当按照国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。各学院、各部门自己组织的会议,报销时请提供经分管校领导或联系校领导批准的申请报告。申请报告内容应包括会议通知、议程、成果、出席人员名单、收费标准、预算支出等内容,具体要求详见《上海理工大学会议费管理办法》(上理工〔201490号)。作为参加方的会议费报销,按照差旅费报销管理办法执行,但须附会议通知或邀请函,内容应包含:会议时间、开会地点、参会人员和会议内容,并加盖主办方公章(若通知形式为邮件通知的,必须将邮箱页面一并打印)。会议由第三方公司承办的,须在会议通知中体现,并确保发票开出单位与会议通知一致。

第十六条  培训费:报销培训费时须附培训通知,若通知形式为邮件通知的,须将邮箱页面一并打印。培训由第三方公司承办的,须在培训通知中体现,并确保发票开出单位与培训通知中一致,如培训费开票单位与培训通知中指定的单位不一致的,请提供会议承办方加盖公章的证明。

第十七条  材料费:指在教学、实验等过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、试剂、实验动物、部件、外购件、包装物、运输、装卸和整理等费用。报销时需要先在资产设备与实验室管理处办理验收填报手续,并提供相应的发票和明细清单。

第十八条  测试费、检测费、加工费:是指支付给外单位的检验、测试、化验和加工等费用。测试化验加工需与对方签订合同,并提供相关测试化验加工报告。加工费涉及材料的必须到资产设备与实验室管理处填写相应的耗材验收单或设备验收单后与其他材料一并报销。

第十九条  招待费:有招待费预算的项目经费才可报销招待费,招待费单笔累计报销超过3000元(含3000元)的须分管校领导或联系校领导签字审批,烟酒、手机、汽车用品、儿童用品等不予报销。公务接待相关要求参照《上海理工大学国内公务接待管理规定》(上理工委〔201627号)执行。

第二十条  房屋及室外工程维修费

(一)适用于备案审计:由学院作为建设管理单位且工程造价(含设计费)在3万元(不含3万元)以下的建设工程项目;由学校职能部门作为建设管理单位且工程造价在1万元(不含1万元)以下的建设工程项目。

1.学院管理的建设工程项目:由学院根据学校有关规定,制定相应的审计管理办法进行自主管理。学院与施工单位签订合同,项目完工验收后由学院自行委托事务所审计,审计报告经学院领导签字审批后送财务处进行财务结算。同时,学院将项目施工合同和结算审计报告复印件送审计处备案。

2.学校职能部门管理的建设工程项目:由建设管理单位对施工单位的结算书进行价格核实及质量验收后,送财务处进行财务结算,同时将施工合同和结算书复印件送审计处备案。

(二)适用于结算审计:由学院作为建设管理单位且工程造价在3万元以上的建设工程项目;由学校职能部门作为建设管理单位且单项工程造价在100万元(不含100万元)以下的基本建设项目或单项工程造价在50万元(不含50万元)以下的修缮项目。建设工程项目竣工验收合格后,施工方将结算书送至建设管理单位预审,建设管理单位填写审计委托书,审计处接受、复核送审资料,并视项目情况进行委托审计。对于委托审计项目,由审计处委托有审价资质的事务所进行审计并协办外审,由事务所出具审计报告,经审计处负责人审核,并报校长审批后下达审计结论。施工单位付清审计费后领取审计报告,并凭审计报告到学校财务处结算工程款。同时,审计处将审计报告送校内有关部门。

(三)适用于全过程跟踪审计:学校单项工程造价在100万元(含100万元)以上的基本建设项目及单项工程造价在50万元(含50万元)以上的修缮项目。审计处按相关程序选定具有审价资质的事务所进行审计,出具审计报告。经审计处负责人审核,并报校长审批后下达审计结论。施工单位付清审计费后领取审计报告,并凭审计报告到学校财务处结算工程款。同时,审计处将审计报告送校内有关部门。

第二十一条  学生活动费:指用于各类学生活动(包括学生党团活动、素质拓展、科技创新、社团活动、志愿者活动、学生会管理、班级管理、评奖评优和毕业迎新等)相关的经费开支。学生活动费必须专款专用,不得挤占挪用,不得用于与学生活动无关的项目。学生活动费的报销单上须经学院分管学生活动经费的领导审核签字,涉及到奖品等物品发放的,须提供经学院分管领导审核签字和奖品领取人签收的发放清单。

第二十二条  探亲路费:探亲路费报销须提供完整的上海往返探亲地的交通票据,报销标准为上海往返探亲地的火车硬座票价,如上海至探亲地只有动车的,按动车二等座票价报销。报销时需提供经人事处审批的《探亲路费审批单》,并填写财务处的《探亲路费报销单》。

第二十三条  托费:托费报销须先到卫生科审批,报销时应提供托费收据,报销标准为每月50元。

第二十四条  劳务费:所有劳务费都须按预算发放,发放时须提供内部支票和劳务费发放清单,清单上应有部门负责人、经办人签字及相关人员签收。除此以外,按照发放内容和发放对象不同,其报销要求也不同,具体要求如下:

(一)发放内容及所需资料

1.人员经费:发放人员经费,从学院或部门的人员经费(10-00-***-010)支出,或者以人事处开具的临时人员工资等单据作为凭据。监考费、复试费等校内人员劳务支出由10-00-***-010经费卡支出,校外人员一次性的劳务费如讲座费、咨询费等可以由10-00-***-001经费卡支出。

2.答辩费:发放答辩费,从研究生经费(1Y-00-***-***)支出, 须填写《研究生学位论文评阅及答辩费用清单》并加盖学院公章。

3.讲座费:领取讲座费须填写《举办学术报告和科学讲座费备案表》,由学院领导签字并加盖学院公章。

4.生产实习企业导师指导费:从教务处的相关经费支出,另附经教务处领导审批的生产实习预算。

5.外聘教师授课费:从教务处相关经费或工程硕士等其他办班经费支出。

6.外籍教师授课费:从国际交流处相关经费或学院的国际合作经费中支出。

7.优青项目指导老师指导费:须先到人事处签字审批后到财务处办理。

8.进口设备采购专家评议费(评审费、咨询费等):从采购该设备的经费中支出,并须经财务处政府采购办理人员签字确认。

9.其他评审费:从涵盖相关预算的经费支出,并在发放清单上注明评审内容。

10.工程评审劳务费:须经主管校领导签字审批后方可发放。

11.学校期刊稿酬、审稿费等:从期刊管理部的经费支出。

12.卫生科劳务费:从卫生科相关经费支出。

13.东方学者津贴:从东方学者的相关经费支出。

14.博士后津贴:从博士后相关经费支出。

15.困难补助:从工会相关经费支出。

16.学生奖助学金:从学生处或各学院相关经费支出。

17.其他劳务费:从涵盖相关预算的经费支出,并经归口管理部门相关负责人签字审批后到财务处办理。

(二)发放对象及办理流程

1.在职教工:网上申报专项奖励津贴并提供申报成功页面和发放人员名单(详见《专项奖励津贴网上申报流程》),除10-00-***-010经费卡和研究生答辩费以外的经费支出的劳务费发放,须到人事处签字备案后再到财务处办理。

2.校内学生:网上申报学生津贴并提供发放学生名单(详见《学生各类补贴、奖励等发放流程》),报销时将所有资料直接交到财务处13号窗口(研究生)、14号窗口(本科生)办理。

3.校外人员:校外人员的劳务费须按照国家相关规定计算并代扣代缴劳务费个人所得税,个税代扣代缴相关手续须到财务处税务窗口办理。

4.校外人员进卡的两种方式:

1)进每一个劳务人员的卡:在发放人员清单中注明每个人的农行卡号,并将电子版发送到现金出纳的邮箱usst2015@126.com

2)进经办人员的卡后由经办人员发放到每一个劳务人员手中:发放人员清单须经本人签收,经办人在承诺如实发放的文字后签字,劳务费直接发放到经办人银行卡中,经办人再将劳务费发放到表格里填写的劳务人员手中。

第二十五条  固定资产购置费

(一)根据《上海理工大学固定资产管理办法》(上理工〔201623)的规定,固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1000元及以上(其中:专用设备单位价值在1500元及以上),能独立使用,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产;或单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年及以上的大批同类物资。

(二)使用预算经费申请添置固定资产的,须按《上海理工大学固定资产管理办法》(上理工〔201623)、《上海理工大学大型精密仪器设备管理办法》(上理工〔2008〕106号)和《上海理工大学设备采购招标暂行规定》(上理工〔200853号)的有关规定提前办理备案、请购和招标手续。

(三)固定资产须按《上海理工大学固定资产管理办法》(上理工〔201623)的相关规定进行验收后方可报销,报销时须提供《上海理工大学设备请购申请单》、《上海理工大学设备验收单》、发票以及采购合同等材料。

1.已验收的设备需保留质保金的,还需到资产处填写一式两联的《上海理工大学质保金付款单据》(使用方与固定资产管理部门双方签字盖章)。

2.已全额开具发票,但未验收的设备,还需到资产处填写一式两联的《上海理工大学待验收付款单据》(使用方与固定资产管理部门双方签字盖章)。

3.涉及政府集中采购目录中设备的报销,还需提供《上海市政府采购供货合同》、《上海市政府采购电子平台货物交付验收单》。

4.进口设备采购必须按规定办理专家论证及进口审批手续。

5.使用“大额设备采购清单”办理报销业务的,经办人及项目负责人必须在原始凭证上签字。

(四)采购图书达到固定资产标准的,需到图书馆填写图书入库单后,方可到财务处办理报销,报销时须提供《上海理工大学图书固定资产报账单》、发票、图书清单或采购合同等。

第二十六条  无形资产购置费:购置无形资产(含各类管理软件、教学软件等)的报销,需提供发票和资产设备与实验室管理处开具的验收单。无形资产金额超过1万元(含1万元)以上的报销,还需提供合同。

第二十七条  政府采购业务

(一)集市采购支付时需提供的材料:上海市政府采购供货合同及其验收单,发票,设备请购单、验收单;

(二)集中采购、分散采购支付时需提供的材料:支票(或大额设备采购清单),代理商合同及供应商合同,设备请购单、验收单(或待验收单),发票,第三方招投标机构提供的公司资质证明、中标通知书,三方报价单,如为进口设备还需提供进口设备财政审批单。

 

第四章 附则

 

第二十八条  对于难以直接纳入本实施细则的项目,经财务处讨论审核报校长办公会审批后执行。

第二十九条  本办法由财务处负责解释和修订。

第三十条  本办法自发布之日起执行。