上海理工大学科研经费报销实施细则
发布时间: 2016-06-15 浏览次数:

  

为规范我校各类科研项目经费的合理使用,保证科技研究顺利开展,根据《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》(教监〔20126号)、《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》(教技〔201214号)、《上海市地方公办高校总会计师管理办法(试行)》等文件精神,贯彻落实《上海理工大学横向科研项目经费管理与使用办法》(上理工〔2015214号)和《上海理工大学科研计划项目经费管理与使用办法》(上理工〔2015209号),进一步规范学校科研经费管理,规范财务报销,结合学校实际,特制定本管理办法。

第一章  总则

第一条  本细则的科研经费包括科研计划项目经费、横向科研项目经费。

第二条  科研项目负责人对科研项目实施负有直接责任,应按照各级各类科技计划和经费管理的有关规定和项目合同(任务书)要求开展科学研究和使用经费,自觉接受有关部门和学校的监督和检查。

第二章 科研计划项目经费报销细则

第三条  科研计划项目是指经费来源性质属于中央或地方财政资金的纵向科研项目。

第四条  科研计划项目经费的管理与使用应严格按照《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔201411号)、《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》(教技〔201214号)、《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》(教监〔20126号)、《关于印发〈上海市科研计划专项经费管理办法〉的通知》(沪财教〔201595号)等文件精神及本细则执行。对于有明确经费使用管理办法的科研计划项目,经费的支出范围应严格按相关管理部门批准的预算科目执行。若预算中未明确的,可参照第五条内容执行,若第五条内容与项目预算有冲突,以项目预算为准,但须经科技处相关负责人签字审批。

第五条  科研计划项目经费报销细则

(一)税收:科研计划项目经费税收按实缴纳与列支,开具增值税发票的,按发票票面税额加相应的附加税按实缴纳,不开具发票的无需缴纳。

(二)管理费:管理费计提按照《上海理工大学科研计划项目经费管理与使用办法》(上理工〔2015209号)执行。凡上级管理部门已规定管理费的收取比例和收取金额的,按上级管理部门的规定收取;上级管理部门没有规定的,按实际到校非转出经费的5%收取。

(三)设备购置费:是指在项目实施过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。设备采购需符合学校固定资产相关文件规定,所购设备属于学校固定资产。设备购置需要到资产设备与实验室管理处办理请购和验收手续,进口设备应按规定办理专家论证及进口审批手续。科研经费购买固定资产,依项目任务书或合同约定固定资产归外单位所有的,须到科技处备案,科技处相关负责人在发票背面或借款单上签字或盖章,加盖设备外移专用章

(四)材料费:指在项目实施过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、试剂、实验动物、部件、外购件、包装物、运输、装卸与整理等费用。同一家单位发票超过1000元(含1000元),需要在资产设备与实验室管理处办理耗材单填报手续,并提供明细清单。

(五)燃料动力费:是指在项目实施过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等,按实际发生的金额报销。

(六)差旅费:是指项目组成员在项目实施过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠(国内)差旅费和市内交通费用等。单次市内交通费报销原则上不超过1000元,外埠差旅费的开支标准应当按照国家有关规定执行。

(七)会议费:是指项目实施过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动而发生的会议费用,应当按照国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。报销会议费应按要求填写《上海理工大学科研计划项目会议审批单》报科技处审批,并报分管校领导批准,审批单中应包括会议通知、议程、成果、出席人员名单、收费标准和预算支出等内容,并附会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。会议由第三方公司承办的,须在会议通知中体现,保证发票开出单位与会议通知一致。具体要求详见《上海理工大学会议费管理办法》(上理工〔201490号)。作为参加方的会议费报销,按照差旅费报销管理办法执行,但须附会议通知或邀请函,内容应包含:会议时间、开会地点、参会人员和会议内容,并加盖主办方公章(若通知形式为邮件通知的,必须将邮箱页面一并打印)。

(八)国际合作与交流费:是指项目组成员在项目实施过程中出国及外国专家来华工作的费用。国际合作与交流费应当严格执行国家外事经费管理的有关规定。因公出国审批时须填写《因公临时出国预算表》,出国预算标准请参照《因公临时出国经费管理办法》(财行〔2013516号)的通知执行。到财务处报销前须到国际交流处先行审批,报销时请提供加盖财务处公章的《出国预算审批表》、因公护照复印件和《出国审批报告单》,审批单填列的经费卡号与实际开支的项目经费必须一致。外籍专家来华工作的费用报销,需提供相关预算、学院审批文件、国际交流处审批文件和相关费用的发票。

(九)出版/文献/信息传播/知识产权事务费:是指在项目实施过程中需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。在同一家单位购置图书超过1000元(含1000元)的,需提供加盖销售单位公章的明细清单(发票上已载明明细的除外),并到图书馆办理图书入库手续。同一家单位的打印、复印和图文制作费超过1000元(含1000元)的需提供加盖销售单位公章的明细清单。图书出版费报销时,同一家单位发票金额超过1万元的,需提供图书出版合同,且合同的甲方和著作权人应为上海理工大学

(十)劳务费:如上级管理部门没有特殊规定,劳务费是指在项目研究过程中支付给项目组成员中没有工资性收入的在校研究生、博士后和临时聘用人员的劳务费用,以及临时聘用人员的社会保险补助费用。上级管理部门没有规定的,按实际到校经费的20%作为劳务费。领取劳务费必须保证项目经费中有相应的劳务费额度。给研究生和校外人员发放劳务费的,须认真完整的填写《各类酬金发放表》,由本人签收,每人每月发放800元以上的,超过部分需要申报缴纳个人所得税。除上海市科委的项目外,原则上不得给校内人员发放劳务费,其他科研项目有另外规定的除外。严禁假借他人名义提取劳务费用。

(十一)专家咨询费:是指在项目实施过程中支付给临时聘请专家的咨询费用。专家咨询费按照预算中批准的额度提取,发放时必须保证项目经费中有相应的专家咨询费额度。专家咨询费不得支付给参与项目研究及其管理相关的工作人员。严禁利用虚假名单提取专家咨询费。

(十二)其他费用:是指在项目(课题)实施过程中发生的除上述费用之外的其它支出,比如人文社科项目的数据采集费和翻译费等。其他费用的使用需经科技处审批。

(十三)经费外拨:科研计划项目执行过程中如确需将经费拨至外单位的,按照《上海理工大学外协科研合同管理办法》实行。

(十四)以下内容属于限制性报销范围:通信费、非实验用汽油费、交通卡充值费和招待费,各种赔偿费、违约金、滞纳金和罚款等其他与科研无关的开支内容。

(十五)以下内容属于报销时应遵守的基本原则:

1.科研业务及票据真实合法,票据报销期限为截至报销日的一年以内;

2.开支内容属于在《上海市市级预算单位公务卡强制结算目录》内的必须使用公务卡结算,报销时应提供公务卡消费证明;

3.票据日期一般应在合同签约之后;

4.票据不能化整为零,不能出现规模性地连号;

5.超过1万元(含1万元)的业务请提供购销合同,合同双方必须签字并加盖双方单位公章,二级学院与职能部门不能对外签合同;超过5万元(含5万元)的业务需办理招投标手续;已经经过招标采购的设备,后再签有补充协议的,需要通过招标小组批准,并报财务处分管处长签字方可办理转账;

6.金额在5万元(不含5万元)以下的科研借款由项目负责人签字,金额在5万元(含5万元)以上的科研借款和特殊事项须科技处相关负责人签字。

第三章 横向科研经费报销细则

第六条  横向科研项目是指经费来源性质属于社会资金的横向项目,包括自然科学技术与人文社会科学的技术开发、技术咨询和技术服务等项目。

第七条  横向科研项目经费的管理与使用应严格按照国家教育部《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》(教技〔201214号)、《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》(教监〔20126号)等文件精神及本细则执行。横向科研项目的经费管理与使用实行项目负责人负责制。横向项目经费的报销按照项目预算执行,若预算中未明确的,参照第八条内容执行,若第八条内容与项目预算有冲突,以项目预算为准,但需经科技处相关负责人签字审批。

第八条  横向科研经费报销细则

(一)管理费:管理费计提按照《上海理工大学横向科研项目经费管理与使用办法》(上理工〔2015209号)执行。凡上级管理部门已规定管理费的收取比例和收取金额的,按上级管理部门的规定收取。上级管理部门没有规定的,按实际到校非转出经费的10%收取(含税)。

(二)办公费:包含与科研项目相关办公用品、饮用水等。同一家单位超过1000元(含1000元)的办公用品报销需要到资产设备与实验室管理处办理耗材入库手续,并提供明细清单。

(三)印刷费:包含图书资料的购买、打印复印、版面费、图书出版费。在同一家单位购置图书超过1000元(含1000元)的,需提供加盖销售单位公章的明细清单(发票上已载明明细的除外),并到图书馆办理图书入库手续。同一家单位的打印、复印和图文制作费超过1000元(含1000元)的需提供加盖销售单位公章的明细清单。图书出版费报销时,同一家单位发票金额超过1万元的,需提供图书出版合同,且合同的甲方和著作权人应为上海理工大学

(四)市内差旅费:市内差旅费单次报销不超过1000元,其中地铁票和停车票单项合计不超过300元。租车费1万元以下需提供与租车公司的协议或由学院盖章的说明(包括人数和目的地等),超过1万元必须提供租车协议。横向科研经费报销汽油费单笔不超过1000元,加油卡充值只能在横向科研经费招待费中列支。横向科研经费结题后的每月可以报销合计800元交通卡充值和手机话费充值发票以及不超过300元的小区物业停车发票。

(五)国内差旅费:差旅费报销需经项目负责人审批。自驾、租车、单程车票及无住宿发票的国内差旅一律不得领取补助,目的地的交通费报销每人每天不得超过80元。

(六)出国费(国际合作交流费):是指项目组成员在项目实施过程中出国及外国专家来华工作的费用。国际合作与交流费应当严格执行国家外事经费管理的有关规定。因公出国审批时需填写《因公临时出国预算表》,出国预算标准请参照《因公临时出国经费管理办法》(财行〔2013516号)的通知执行。到财务处报销前须到国际交流处先行审批,报销时须提供加盖财务处公章的《出国预算审批表》、因公护照复印件和《出国审批报告单》,审批单填列的经费卡号与实际开支的项目经费必须一致。外籍专家来华工作的费用报销,需提供相关预算、学院审批文件、国际交流处审批文件和相关费用的发票。

(七)电话费:横向科研经费可以报销项目组为研究需要而发生的电话费和宽带费等通信费发票。

(八)邮寄费:横向科研经费可以报销与科研项目相关的快递费和邮费。

(九)维修(护)费:横向科研经费可以报销与科研项目相关的电脑、办公设备等的维修(护)费等,金额在1000元(含1000元)以上需先到资产设备与实验室管理处填写维修单后与发票等资料一并办理报销。

(十)会议费:项目实施过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动而发生的会议费用,应当按照国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。报销会议费应按要求填写《上海理工大学科研计划项目会议审批单》报科技处审批,并报分管校领导签字,审批单中应包括会议通知、议程、成果、出席人员名单、收费标准和预算支出等内容,并提供会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。作为参加方的会议费报销,按照差旅费报销管理办法执行,但须附会议通知或邀请函,内容应包含:会议时间、开会地点、参会人员和会议内容,并加盖主办方公章(若通知形式为邮件通知的,必须将邮箱页面一并打印)。会议由第三方公司承办的,须在会议通知中体现,保证发票开出单位与会议通知一致。具体要求详见《上海理工大学会议费管理办法》(上理工〔201490号)。

(十一)培训费:培训费报销需附培训通知,若通知形式为邮件通知的,须将邮箱页面一并打印。培训由第三方公司承办的,须在培训通知函中体现,保证发票开具单位公章与培训通知函一致,如培训费开票单位与培训通知中指定的住宿单位不一致,请提供会议承办方加盖公章的证明。

(十二)材料费:指在项目实施过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、试剂、实验动物、部件、外购件、包装物、运输、装卸与整理等费用。同一家单位发票超过1000元(含1000元),需要在资产设备与实验室管理处办理耗材单填报手续,并提供明细清单。

(十三)测试费、检测费、加工费:是指在项目(课题)实施过程中支付给外单位的检验、测试、化验和加工等费用。测试化验加工需与对方签订合同,并提供相关测试化验加工报告。加工费涉及材料金额超过1000元(含1000元)的必须到资产设备与实验室管理处填写相应的材料单或设备验收单后与其他原始凭证一并报销。

(十四)燃料动力费:是指在项目实施过程中相关大型仪器设备和专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气及燃料消耗费用等,报销时须提供相应的发票。

(十五)科研劳务费:是指用于直接参加项目研究人员的补贴,以及用于参加项目研究的学生助研费。项目结题前,科研劳务费从特支费中列支,特支费不得超过项目总经费(扣除硬件和外协部分)的30%(其中劳务费不超过20%),按每次到款经费(扣除硬件和外协部分)的30%计算。项目结题后的劳务费发放原则上不超过结题经费的70%。给研究生和校外人员发放的,应认真完整的填写《各类酬金发放表》,由本人签收,每人每月发放800元以上的,超过部分需要申报缴纳个人所得税。给校内科研项目研究人员发放的,应在薪资发放系统中进行申报,与当月的工资所得合并计税。

(十六)招待费:是指用于项目研究交流的各类招待费,与科研无关的其他商品和服务的支出不得报销。横向项目结题前招待费从特支费中支出。

(十七)固定资产购置费:使用横向科研经费购置的设备仪器,其产权、总金额和明细必须在横向科研项目合同条款中明确规定。合同条款中没有明确规定的,因履行项目需要而必须购买设备仪器的,应补充填写《上海理工大学技术合同设备仪器清单》,该清单由学院审核后交科技处备案。

设备产权属学校的,设备的购买和处置按学校固定资产管理的有关规定执行。

合同经费如有用于外移设备,应当与设备销售方签订合同。如外移设备金额较大,项目负责人应当以书面声明的方式对购买的合法性做出承诺。合同条款中如没有明确规定购买设备经费总额度,外移设备总金额不得超过项目经费的40%。外移设备报销时须先经科技处审核,按要求在发票上加盖科技处的设备外移专用章

(十八)以下内容属于限制性报销范围:烟、酒、私家车的维修保养、婴幼儿用品、奢侈品、洗浴中心、歌舞厅以及与科研无关的其他商品和服务的支出,各种赔偿费、违约金、滞纳金和罚款等支出不得报销。

(十九)以下内容属于报销时应遵守的基本原则:

1.科研业务及票据应真实合法,票据报销期限为截至报销日的一年以内;

2.票据日期一般应在合同签约之后;

3.票据不能化整为零,出现规模性地连号;

4.超过1万元(含1万元)的业务请提供购销合同,合同双方必须签字并加盖双方单位公章,二级学院部门不能对外签合同;超过5万元(含5万元)的业务需办理招投标手续;已经过招标采购的设备,后签有补充协议的,需要通过招标小组批准,并报财务处分管处长签字方可办理转账;

5.金额在5万元(不含5万元)以下的科研借款由项目负责人签字,金额在5万元(含5万元)以上的科研借款和特殊事项须科技处相关负责人签字。

第四章   

第九条  对于难以直接纳入本实施细则的项目,经科技处和财务处讨论审核报学校审批后执行。

第十条  本细则参照《上海理工大学科研计划项目经费管理与使用办法》(上理工〔2015209号)和《上海理工大学横向科研项目经费管理与使用办法》(上理工〔2015209号)执行与修订。执行期间,与国家、地方政府等相关管理办法不一致的,以国家和地方政府规定为准。

第十一条  本细则由科技处和财务处负责解释。

第十二条  本细则自发布之日起实行。